ANÁLISIS DEL VIDEO

INTEGRANTES DEL EQUIPO

Barreiro Correa Oscar
Comunidad Sierra Miriam
Flores Martínez Angélica María
González Olmedo Martha Patricia
Miranda Chávez Eduardo Isaac


“ACTIVIDADES”

1. INTERNA – EXTERNA

a) Todo trabajo que se realice mientras esté la máquina parada se anota.
b) Todo trabajo que se realice mientras esté la máquina en marcha se anota.
c) Se aplica la regla: toda actividad que se pueda cumplir con la máquina en marcha (y produciendo) se hará mientras la máquina trabaje.
d) Este análisis sirve para reducir el tiempo muerto de la máquina

Trabajos realizados con la maquina parada:

- Recibir material a fotocopiar, incluyendo la especificación de las paginas a fotocopiar si se trata de un libro o cuaderno.
- Preguntar cantidad de copias
- Buscar la pagina u hoja a fotocopiar
- Colocar el material sobre la fotocopiadora
- Colocar cartones para mejorar la calidad de la fotocopia
- Oprimir el botón de copia
- Cambiar página u hoja a fotocopiar
- Oprimir nuevamente botón de inicio
- Acomodar las hojas cuando las copias estén listas
- Contarlas
- Volver a acomodar las copias
- Entregarlas al cliente
- Regresar material original al cliente
- Cobrar
- Recibir dinero
- Colocar dinero en caja
- Ir por el cambio
- Regresar cambio
- Escuchar siguiente pedido
- Si es material grande, revisar el tamaño de hoja apropiado
- Esperar próximo cliente
- Recoger material utilizado apagar fotocopiadora

Trabajos realizados con la maquina en marcha :

- Sacar la fotocopia

Es necesario considerar que si fueran hojas sueltas y en gran cantidad, una segunda fotocopiadora (la cual no estaba en funcionamiento en ese momento) las podría tomar sola, simplemente dándole la instrucción del número a sacar, y mientras están listas el encargado podría cobrar, para lo cual cuenta las hojas desde el principio y lo multiplica por el número de juegos y precio, y no hasta el final cuando la cantidad de hojas sea mayor. También puede tomar el siguiente pedido.

El beneficio de hacer esto es que se reducen tiempos de espera o tiempos muertos, por lo que si hay otros clientes se atenderían más rápido puesto que no se pierde tiempo para cobrar al final o incluso se puede tomar el pedido del siguiente cliente en ese tiempo. Con lo que el servicio se vuelve más eficiente para ellos

2. AJUSTES.

Bajo este rubro hay varias cosas que se deben eliminar:

A) Revisar que entre un producto y otro, no haya ajustes hasta que salga bien la pieza.

En el proceso de fotocopiado se puede aplicar muy bien este punto, ya que, “se debe esperar a que salga la fotocopia de la máquina para que se pueda obtener otra”.
En este proceso no se puede saber si la fotocopia será de calidad o no hasta que se tenga físicamente, porque no podemos abrir la máquina fotocopiadora durante el proceso. En realidad
no se ve la calidad de la copia hasta que salga pero ya se tiene medida la posición de esta en la fotocopiadora para que salgan lo mejor posible.
Y en el video se puede apreciar perfectamente que la persona que atiende no realiza ajustes durante la ejecución de su trabajo. También cabe destacar, que por la naturaleza del proceso, en este caso el producto es la fotocopia.

B) Colocar los aparatos y máquinas en posición correcta y que jamás se deban mover durante el alistamiento o la producción.

En este punto, cabe señalar que la máquina fotocopiadora todo el tiempo se mantiene en el mismo lugar, aunque no se encuentre en funcionamiento.
Esto se debe, tal vez, a que se habían realizado algunas pruebas para saber en que lugar sería mejor colocar la máquina y otro aspecto importante es el tamaño de la máquina y del lugar para determinar su posición.

C) De preferencia, que los equipos o máquinas se coloquen en un primer movimiento.

La máquina fotocopiadora desde el inicio de la operación se encuentra en un punto fijo y durante toda la jornada que esta funcionado se mantiene estática.

Esto permite tener mayor control y no da pie a que se mueva la máquina y se cometa un error por la falta de planeación para colocarla en el lugar más adecuado posible.

3. SUJECIÓN.

La tercera categoría permite solucionar problemas donde se pierde tiempo, aflojando, apretando, sujetando o soltando.

A) Eliminemos las herramientas.

En el proceso de fotocopiado no existen herramientas como tales, a excepción de la fotocopiadora, la persona que se encargada de sacar las copias, y en específico sus manos, podrían cumplir con la función de herramienta. En este apartado podemos eliminar tiempos muertos al sacar las copias, y dar el cambio al cliente, estos aspectos se explican en el punto siguiente.

B) Encuentren un método que exija un sólo movimiento o dos como máximo para sujetar alguna máquina o herramienta

Lo que proponemos en este punto es que la persona encargada de sacar las copias cuente las hojas desde el momento en que las está sacando, y no después de haberlas sacado, de esta forma podría ahorrar unos segundos en el proceso.

Así mismo, cuando el fotocopiador tiene que dar el cambio se dirige a la cajita que está al lado de la fotocopiadora, lo que proponemos para no perder tiempo en este transcurso, es que la cajita del cambio se encuentre enfrente de la ventanilla, en la parte baja del mostrador donde no sea posible que el cliente tome el dinero, de esta forma, el encargado no tendría que regresar a la fotocopiadora por el cambio.

Cabe destacar que la segunda fotocopiadora como lo habíamos mencionado anteriormente tiene la función de meter en un apartado las hojas (cuando son muchas y en gran cantidad) y que estas se vayan fotocopiando solas, con esta función el encargado, puede ahorrar tiempo, además de que podría estar realizando otras funciones al mismo tiempo que saca las copias, y no tendría la necesidad de ir volteando hoja por hoja.

4. PROBLEMAS

En este proceso se presenta un problema respecto al aislamiento perfecto del dinero que se cobra de las fotocopias, debido a que éste se deposita justo a un lado de la fotocopiadora, lo cual no es muy factible pues sólo incrementa pasos innecesarios al proceso e impide maximizar su eficiencia; ya que como podemos observar es necesario que una vez que se entrega y cobra la solicitud de copias fotostáticas, la persona tiene que regresar a la maquina y a su vez a la caja de dinero para depositar y entregar cambio. Por lo tanto la primera interrogante que surge es:

· ¿Cuál es el lugar adecuado para tener la caja de dinero, que no ocasione ningún problema y optimice el proceso de cobro?
· ¿Cómo debe ser la caja para guardar el dinero y que permita su resguardo seguro?
· ¿Cómo debe ser el proceso de cobro para agilizar el servicio?
· ¿Cuál es el momento preciso para cobrar?
· ¿Debe solicitarse al cliente alguna sugerencia respecto al pago? Tal vez que sólo se acepta cambio y no billetes.

Otro de los problemas es que para sacar las copias, la persona tiene que estar volteada y no puede observar lo que ocurre a su alrededor, es decir si tiene muchos clientes en espera, si necesitan hacer algún cambio respecto al número de páginas, si el cliente necesita algo, etc; sin embargo aquí lo importante sería saber:

· ¿Cuál es el lugar adecuado para poner la fotocopiadora que permita a la persona estar al pendiente también de sus clientes?
· ¿Es conveniente dejar la fotocopiadora en el mismo lugar, y es suficiente con poner un espejo enfrente que le permita ver a su alrededor?
· ¿Es pertinente poner la maquina fotocopiadora más cerca del mostrador, o esto reduciría su espacio para trabajar adecuadamente?
· ¿Cuál es el espacio suficiente que la persona requiere para llevar a cabo adecuadamente su trabajo?

5. CONCLUSIONES

El proceso de fotocopiado observado en el video se llevó acabo dentro de las instalaciones de la Facultad de Contaduría y Administración de la Universidad Nacional Autónoma de México, particularmente en uno de los servicios que ofrece la biblioteca en el último piso. Una de las principales razones por las cuales decidimos grabar el proceso de fotocopiado en las instalaciones ya mencionadas anteriormente, es porque consideramos que existen muchos tiempos muertos y muchas situaciones que pueden mejorarse, como finalmente fue el resultado de nuestro trabajo y análisis, esto complementado con que es un servicio importante para los alumnos, recurrente y que ha sido utilizado en varias ocasiones por todos nosotros a lo largo de nuestra estancia en la Facultad.

Nos pareció indicado realizarlo acerca de el fotocopiado también porque es un proceso en el que nos sentimos ampliamente identificados y quisimos aprovechar la temática de la clase y los requerimientos del trabajo para plasmar un proceso que fuera representativo para nosotros como estudiantes y con el que tuviéramos contacto continuo y constante, como es el caso del simple hecho de sacar copias, para cualquier finalidad académica, en nuestras carreras.

Cabe mencionar que contamos con toda la ayuda y el apoyo del personal del establecimiento para realizar nuestra actividad, incluso ayudándonos a mover algunos objetos que hubieran podido llegar a estorbar o entorpecer de cierta forma, o en alguna circunstancia, el desarrollo de la grabación; es por ello que se logró sin contratiempos. El propósito fue mostrar las diferentes facetas que puede tener el servicio y los diferentes errores, situaciones que se pueden mejorar, y tiempos muertos que se pueden cometer cuando se solicita el servicio en diferentes circunstancias como fueron: Sacar copias de hojas sueltas, de un libro con páginas salteadas, dentro de un libro pero con páginas consecutivas ,de apuntes de alguna materia, etc; todo esto con el propósito de que en realidad se pudiera hacer un análisis más a fondo y completo del servicio de fotocopiado en nuestra Facultad.

Una de las situaciones importantes que concluimos como equipo es que todo proceso es susceptible de ser mejorado, simplemente es cuestión de realizar un análisis adecuado para encontrar y proponer nuevas alternativas y cursos de acción para el desenvolvimiento del mismo, como lo hemos hecho en el análisis del video y consecuentemente en las propuestas para ahorrar tiempo. Una de las principales quejas que se han recibido acerca de los servicios que ofrece la biblioteca de la Facultad, es precisamente que los alumnos tienen que esperar demasiado tiempo y tienen que hacer filas interminables para poder sacar las copias que requieren. Este ahorro de tiempo y las nuevas alternativas sin duda traerían como consecuencia, positiva desde luego, brindarle un mejor servicio a los usuarios, mucho más eficiente y mucho más rápido.

Es importante destacar que tan importantes son aprovechar los tiempos muertos de la máquina, que en nuestro caso particular fue la fotocopiadora, como también aprovechar los tiempos muertos del personal encargado de sacar la copias; en ambos pudimos notar y establecer parámetros de mejora que van a resultar en conjunto en mejores resultados. Por otro lado y finalmente con esto concluimos es que este trabajo nos fue de mucha utilidad para establecer conceptos teóricos vistos en clase en cuestiones prácticas así como analizar el proceso de fotocopiado y encontrar algunos puntos importantes para hacer de éste un servicio más eficiente.

ANÁLISIS DE ALISTAMIENTO

Herramientas Administrativas y Rediseño

1. ¿Qué Provoca?

• Problema o necesidad


• Resistencia al cambio

• Competitividad


• Globalización


• Avances


• Fusión, adquisición (cambio de estrategia)


• Cambio de Giro (Innovación)

2. ¿Por qué hacer rediseño?

• Ser más competitivo


• Mejorar


• Seguir en el mercado


• Evolucionar


• Para corregir


• Llegar a ser lideres


• Mejorar el desempeño


• Servicio al cliente


• Mejora de procesos

3. ¿Cómo realizarlo?

• Estructura


• Objetivo (Prueba piloto)


• Reingeniería


• Cursos de Capacitación


• Prospectiva


• Benchmarking

Downsizing: Reducción en estructuras (Estructura Horizontal)

Rightsizing: Tamaño correcto, ajustarlo

Resizing: Recalibrar, hacer un tamaño distinto (Reestructurar)

Turnaround: Drle vueltas a algo, reestructura

4.- ¿Dónde?

• Estructura


• Procesos


• Personas (Mentalidad, Competencias)


• Tecnología

5. ¿Quién?

• Externas


• Cabeza de área de RRHH

6. ¿Cuánto?

• Global

7. ¿Para Qué?

• Aprovechar Recursos

8. ¿Cuándo?

• Permanente

PROCTER AND GAMBLE

Procter and Gamble es una corporación multinacional conocida por productos como pañales, shampoo, jabón, y pasta de dientes, estaba comprometida en mejorar el valor para el cliente. Sus productos eran vendidos a través de diversos canales de distribución como detallistas abarroteros, mayoristas, comerciantes masivos y tiendas de club. El flujo de los bienes en el canal de abarrotes a detalle era del almacén de los distribuidores antes de llegar a las tiendas de abarrotes donde los clientes seleccionaban la mercancía de los anaqueles.

La compañía impulsada por las mejoras, no estaba satisfecha con su desempeño y desarrolló una variedad de programas para mejorar el servicio y la eficiencia de su operación. Uno de esos programas fue el intercambio electrónico de datos, que proporcionaba información diaria a los detallistas a Procter and Gamble. La instalación del sistema resultó en un mejor servicio, niveles de inventarios reducidos y ahorros en costos de mano de obra. Otro enfoque, el programa de resurtido continuo, proporcionó beneficios adicionales para P & G y para sus clientes detallistas. Con el tiempo, todo el sistema de pedidos fue rediseñado, lo que produjo notables mejoras en el desempeño.

Los esfuerzos de reingeniería también requirieron la reestructuración de la organización. P&G fue reconocida por su administración de marcas durante más de 50 años. Pero a fines de la década de 1980 y principios de la de 1990, el enfoque de administración de marcas promovido por la compañía desde la década de 1930, requería volverse a pensar y reestructurar. En un impulso por mejorar la eficiencia y la coordinación, varias marcas fueron combinadas con autoridad y responsabilidad asignadas a gerentes de categoría. Ese gerente determinaría la asignación general de precios y las políticas de productos. Más aún, los gerentes de categoría tenian la autoridad de retirar marcas débiles y así evitar conflictos entre marcas similares. También tenían la responsabilidad sobre las utilidades de la categoría de productos que administraban. El cambio a la administración por categoría requirió no solo nuevas habilidades, sino una nueva actitud


Comentario:
La importancia de este caso es que la empresa cuenta con la gente lo suficientemente entrenada y abierta al cambio que supieron perfectamente determinar y establecer que necesitaba hacer algunos cambios ya que el desempeño no era igual que hace algunos años. La relevancia de darse cuenta en el momento indicado y no solo porque estás teniendo pérdidas sino porque encuentras algunos cambios en el ambiente que están frenando como tal y la capacidad de adaptarse a las nuevas tecnologías. Pudieron entonces reestructurar la organización en puntos clave para mantener a la empresa como una de las líderes a nivel mundial.

Just in Time

El sistema justo a tiempo es otra modelo en el que la productividad juega un papel importante. Es de origen japonés y es un modelo así como los demás mencionados en otros artículos de este blog que busca el aumento de la productividad. Uno de sus principales beneficios es el evitar o minimizar los tiempos de entrega, y la reducción de los desperdicios, es decir, todo aquello que no necesitamos en el preciso momento; todo esto resultará en una mejor producción y desde luego una mejor calidad para ofrecer.

Es uno de los motivos de la alta productividad. En este sistema el proveedor entrega los componentes y partes a la línea de producción sólo cuando son necesarios y como su nombre lo indica: “justo a tiempo”, para ser ensamblados. Otros nombres con los que se conoce a este método son: cero inventario y producción sin inventario.

Para que este método cumpla con una eficacia relevante, es decir, funcione, es necesario que se cumplan varios requisitos dentro de los cuales destacan: Que la calidad de las partes debe ser muy alta o elevada; una parte defectuosa podría detener la línea de ensamblaje; y en segunda instancia pero no por ello menos importante es que deben existir relaciones confiables y una buena cooperación con los proveedores: también podríamos considerar que los proveedores deben estar ubicados cerca de la empresa, con transportación confiable disponible.
En realidad uno de los objetivos que busca este método es buscar la simplicidad, simple y sencillamente porque los enfoques simples llevan a una gestión más eficaz. El just in time entonces es otra de las estrategias que deben adoptar las empresas actualmente para mejorar sus procesos y ofrecer mejores productos y servicios a sus clientes.

Mejora Continua

La mejora continua es una estrategia que se debe adoptar por las organizaciones actualmente porque las va a llevar a tener un incremento en la productividad, que es evidentemente uno de los objetivos importantes de cualquier organización; es en sí una necesidad de los nuevos tiempos y del nuevo mundo al que estamos enfrentando y sin duda el nuevo mundo que está por venir. Hablar de mejora continua es hablar de calidad; no podemos separar estos dos términos porque se encuentran ampliamente ligados. Me parece que una de las situaciones más interesantes de este proceso de mejora continua es que es aplicable igualmente tanto a las personas como a las organizaciones por igual, porque las actividades y tareas que realizamos diariamente se van a reflejar directamente en la entidad en todos los campos.

El mundo globalizado al que nos enfrentamos en la actualidad, es uno de los factores preponderantes que obligan a las organizaciones a establecer procesos de mejora continua si quieren seguir compitiendo en un mercado cada día más concurrido, porque cada día nos encontramos con más aperturas comerciales y una evolución rápida de la sociedad que cada día exige más rápidamente productos y servicios y de mejor calidad.

La mejora continua no traerá, desde mi punto de vista, sino beneficios importantes para la empresa, entre ellos puedo mencionar: una reducción en los tiempos de producción, una reducción en los costos, mayor calidad en el producto o servicio que estamos ofreciendo, evitar la duplicidad de funciones, aumentar la capacidad física e intelectual de los empleados, estableciendo un nivel de compromiso y motivación importante para que esto se pueda llevar a cabo, entre otras.

La mejora continua traerá entonces como resultados la satisfacción del cliente, la satisfacción de los trabajadores y la satisfacción de los accionistas, lo que implica un proceso integral que traerá buenas y nuevas implementaciones para la organización, es por ello que debe ser un objetivo permanente de la misma.

REINGENIERÍA

El concepto y por lo tanto el proceso de reingeniería surge a raíz de una interrogante que debe hacerse cualquier persona en cualquier proceso que se realice y en cualquier organización, esta es : ¿estoy haciendo las cosas bien, o podría hacerlas mejor?. Este cuestionamiento es un pequeño proceso de evaluación que le va a permitir a una organización darse cuenta si efectivamente se están llevando acabo las funciones de manera correcta, si están las personas correctas en los puestos correctos, y si existen situaciones de cambio que pudieran beneficiar en determinado momento a la organización.

Considero que el punto más importante a considerar y el objetivo primordial de este proceso es la satisfacción del cliente y es por él que se van a realizar cambios importantes y trascendentales dentro de la entidad y es por ello también que se van a abandonar viejos procesos y procedimientos en busca de nuevas actividades y trabajos que agreguen valor al consumidor.

Para que una empresa pueda llevar acabo un proceso de Reingeniería es necesario y fundamental que se tenga una apertura al cambio sobretodo en las políticas convencionales a las que se estaba acostumbrado, para poder finalmente llegar a ser más productivo. Es importante mencionar que los cambios que se realicen en búsqueda de este proceso deben ser trascendentales y de raíz y no únicamente concentrarse en situaciones superficiales que finalmente no conducirían a un proceso como tal en el que lo que se busca al final del día es mejorar en la mayor cantidad de ámbitos posibles para volver a la empresa a una esfera competitiva.

Existen muchas situaciones por las que una empresa podría realizar un proceso de reingeniería, aquí tenemos algunos ejemplos:

Cuando nos encontramos por debajo de la competencia
Cuando existe una crisis a nivel mundial o nacional
En el momento en el que nos tenemos que adoptar a situaciones externas
Cuando nos estamos estancando en los procesos de venta
Cuando tenemos competidores muy fuertes.

Es por todo lo mencionado anteriormente que la reingeniería es fundamental y necesaria en muchas empresas y debe ser vista como una herramienta importante que represente una ventaja competitiva a futuro; será importante entonces mantenernos a la vanguardia en muchos aspectos que incluyen la tecnología, y saber aprovechar las oportunidades que se presenten, tomar decisiones acertadas y oportunas contando con toda la información necesaria, todo en beneficio del cliente y de la propia organización.

Re- Diseño Organizacional

Es trascendental hoy en día para las organizaciones determinar qué procesos deben ser mejorados o rediseñados, para poder finalmente alcanzar los objetivos que se han establecido desde un inicio. Es por ello que el reconocimiento de las actividades y procesos que pueden en determinado momento transformarse parcial o totalmente adquiere una relevancia significativa para el desarrollo y éxito de las empresas actualmente. Debe estar guiado de un análisis importante que pueda dar lugar a acciones de rediseño para incrementar la eficacia, reducir costos, mejorar la calidad y acortar los tiempos, que son algunos objetivos comunes que podemos encontrar en cualquier organización.

Rediseñar una organización es finalmente volverla más efectiva y eficaz. Es mantenerse por encima de las expectativas y establecerse en un peldaño superior al que se encontraba anteriormente, todo esto gracias a el apoyo de acciones sistemáticas que van a lograr, o por lo menos eso se intenta, que los cambios lleguen para quedarse, es decir, que resulten eficaces y se conviertan en algo estable para la entidad.

El rediseño incluye también entre otros aspectos el terminar actividades que carecen de valor, y aquellas que por lo tanto son repetitivas, y ello significa una mejora permanente. Este proceso debe realizarse entre los integrantes de la organización, y en equipos interfuncionales que permitan tener una visión mucho más amplia, o sobretodo orientados hacia una nueva filosofía y visión empresarial